Crear un pasaporte digital de producto desde Excel

¿Para quién es este camino?

Muchas empresas gestionan sus datos de producto en Excel o los exportan como CSV desde un sistema ERP. Precisamente ese fondo de datos es la forma más rápida de entrar en el pasaporte digital de producto: no tiene que montar un proyecto, solo llevar una tabla a la plataforma. Si primero desea aclarar qué significa el pasaporte desde el punto de vista jurídico, lea el resumen Pasaporte digital de producto: obligación y calendario.

Paso 1: descargar la plantilla

Descargue la plantilla de datos gratuita como archivo Excel o CSV. Contiene todas las columnas del esquema y dos filas de ejemplo. En la plataforma encontrará la misma plantilla en Productos, «Importar CSV/Excel». La versión en Excel tiene además una hoja «Notas» que describe cada columna con su rango, tipo de dato y si es obligatoria.

Paso 2: rellenar las columnas

Las cuatro primeras columnas contienen los datos maestros:

• product_id queda vacía en los productos nuevos
• name es obligatoria en los productos nuevos
• category es la categoría
• manufacturer_ref es su número de artículo

A continuación hay una columna por cada campo de datos del esquema. No tiene que rellenarlas todas. Las celdas vacías se omiten y no modifican nada, tampoco en los productos existentes.

Paso 3: importación con verificación

En Productos, elija «Importar CSV/Excel», el archivo y el esquema. La plataforma comprueba el archivo de inmediato en una verificación (dry run) sin guardar nada. Verá la asignación de columnas y, para cada fila, si se crea un producto, se actualiza o queda sin cambios. Si el encabezado de una columna difiere, asígnelo al campo correspondiente en la vista previa y verifique de nuevo.

Paso 4: leer la lista de errores

Las filas con errores, por ejemplo texto en un campo numérico, aparecen con su número de fila y el motivo. Se omiten en la importación, mientras que el resto de las filas se procesa. Corrija los errores en su tabla y lance de nuevo la verificación hasta que la lista esté vacía. Solo con el botón «Importar productos» se guarda todo de una vez.

Paso 5: actualizar productos existentes

Para hacer cambios, exporte su inventario, edite el archivo en Excel y vuelva a subirlo. La importación reconoce los productos existentes primero por product_id y, si no, por el número de artículo, siempre que sea único en su organización. Si no encuentra ningún producto, crea uno nuevo. Los valores sin cambios no generan una versión nueva.

Paso 6: revisar, publicar y descargar el código QR

Los valores importados quedan primero en la cola de revisión y solo cuentan cuando usted los aprueba. Después genera el pasaporte y lo publica en la pestaña «Pasaportes». Solo entonces es accesible la página pública del pasaporte. Descargue el código QR en PNG o SVG para colocarlo en el producto o en el embalaje. Los datos que faltan y que solo conocen sus proveedores los solicita mediante un enlace de proveedor sin inicio de sesión.

Límites y cuotas

• Como máximo 500 filas y 5 MB por archivo
• Una importación cuenta como una extracción con IA de su tarifa, y los productos nuevos cuentan para la cuota de pasaportes
• Cada importación queda registrada en la auditoría con archivo, hora y persona

Las tarifas y cuotas figuran en la página de Precios. La prueba dura 30 días y la tarifa Starter comienza en 49 € al mes sin IVA.

Errores frecuentes

• Texto en campos numéricos. Los campos numéricos, como el valor de CO₂, esperan un número. La verificación lo indica con el número de fila.
• Nombres de columna distintos. Asigne la columna en la vista previa en lugar de rehacer el archivo.
• Números de artículo duplicados. Si no son únicos, la importación no los usa para la asignación. Utilice entonces el product_id de la exportación.