Créer un passeport numérique de produit depuis Excel

À qui s’adresse cette voie ?

De nombreuses entreprises gèrent leurs données produit dans Excel ou les exportent au format CSV depuis un ERP. Ce fonds de données est précisément le moyen le plus rapide d’entrer dans le passeport numérique de produit : vous n’avez pas à monter un projet, il suffit de charger un tableau dans la plateforme. Si vous souhaitez d’abord clarifier la portée juridique du passeport, lisez l’aperçu Passeport numérique de produit : obligation et calendrier.

Étape 1 : télécharger le modèle

Téléchargez le modèle de données gratuit au format Excel ou CSV. Il contient toutes les colonnes du schéma et deux lignes d’exemple. Dans la plateforme, vous trouvez le même modèle sous Produits, « Importer CSV/Excel ». La version Excel comporte en plus une feuille « Remarques » qui décrit chaque colonne avec sa plage, son type de donnée et son caractère obligatoire.

Étape 2 : remplir les colonnes

Les quatre premières colonnes contiennent les données de base :

• product_id reste vide pour les nouveaux produits
• name est obligatoire pour les nouveaux produits
• category est la catégorie
• manufacturer_ref est votre numéro d’article

Suit ensuite une colonne par champ de données du schéma. Vous n’avez pas à toutes les remplir. Les cellules vides sont ignorées et ne modifient rien, pas même pour les produits existants.

Étape 3 : import avec contrôle

Sous Produits, choisissez « Importer CSV/Excel », puis le fichier et le schéma. La plateforme vérifie immédiatement le fichier lors d’un contrôle (dry run), sans rien enregistrer. Vous voyez l’association des colonnes et, pour chaque ligne, si un produit est créé, mis à jour ou laissé inchangé. Si un en-tête de colonne diffère, associez-le au champ correspondant dans l’aperçu et relancez le contrôle.

Étape 4 : lire la liste des erreurs

Les lignes erronées, par exemple du texte dans un champ numérique, apparaissent avec leur numéro de ligne et le motif. Elles sont ignorées lors de l’import, tandis que toutes les autres lignes sont traitées. Corrigez les erreurs dans votre tableau et relancez le contrôle jusqu’à ce que la liste soit vide. Ce n’est qu’avec le bouton « Importer les produits » que tout est enregistré en une seule fois.

Étape 5 : mettre à jour des produits existants

Pour effectuer des modifications, exportez votre inventaire, modifiez le fichier dans Excel et rechargez-le. L’import reconnaît d’abord les produits existants par product_id, sinon par le numéro d’article, à condition qu’il soit unique dans votre organisation. S’il ne trouve aucun produit, il en crée un nouveau. Les valeurs inchangées ne créent pas de nouvelle version.

Étape 6 : vérifier, publier, télécharger le code QR

Les valeurs importées se trouvent d’abord dans la file de vérification et ne comptent qu’après votre validation. Vous générez ensuite le passeport et le publiez dans l’onglet « Passeports ». C’est alors seulement que la page publique du passeport est accessible. Téléchargez le code QR en PNG ou SVG pour l’apposer sur le produit ou l’emballage. Les informations manquantes que seuls vos fournisseurs connaissent, vous les demandez via un lien fournisseur sans connexion.

Limites et quotas

• Au maximum 500 lignes et 5 Mo par fichier
• Un import compte comme une extraction par IA de votre offre, et les nouveaux produits comptent dans le quota de passeports
• Chaque import est consigné dans l’audit avec le fichier, l’heure et la personne

Vous trouverez les offres et quotas sur la page Tarifs. L’essai dure 30 jours, et l’offre Starter commence à 49 € par mois hors TVA.

Erreurs fréquentes

• Texte dans des champs numériques. Les champs numériques, comme la valeur de CO₂, attendent un nombre. Le contrôle l’indique avec le numéro de ligne.
• Noms de colonnes différents. Associez la colonne dans l’aperçu au lieu de remanier le fichier.
• Numéros d’article en double. S’ils ne sont pas uniques, l’import ne les utilise pas pour l’association. Utilisez alors le product_id de l’export.