Excel’den Dijital Ürün Pasaportu oluşturma

Bu yol kimler için?

Birçok şirket ürün verilerini Excel’de tutar veya bir ERP sisteminden CSV olarak dışa aktarır. İşte bu mevcut veriler, Dijital Ürün Pasaportuna geçişin en hızlı yoludur: Bir proje başlatmanız gerekmez, yalnızca bir tabloyu platforma aktarırsınız. Önce pasaportun hukuki açıdan ne anlama geldiğini netleştirmek istiyorsanız Dijital Ürün Pasaportu: yükümlülük ve takvim genel bakışını okuyun.

1. adım: Şablonu indirin

Ücretsiz veri şablonunu Excel veya CSV dosyası olarak indirin. Şablon, şemanın tüm sütunlarını ve iki örnek satırı içerir. Aynı şablonu platformda Ürünler bölümündeki “CSV/Excel içe aktar” altında da bulabilirsiniz. Excel sürümünde ayrıca her sütunu bölümü, veri türü ve zorunlu olup olmadığıyla açıklayan bir “Hinweise” (Notlar) sayfası bulunur.

2. adım: Sütunları doldurun

İlk dört sütun ana verilere aittir:

• product_id yeni ürünlerde boş kalır
• name yeni ürünler için zorunlu bilgidir
• category kategoridir
• manufacturer_ref ürün numaranızdır

Bunları, şemadaki her veri alanı için birer sütun izler. Hepsini doldurmanız gerekmez. Boş hücreler atlanır ve mevcut ürünlerde bile hiçbir şeyi değiştirmez.

3. adım: Kontrol çalıştırmasıyla içe aktarın

Ürünler bölümünde “CSV/Excel içe aktar” altında dosyayı ve şemayı seçin. Platform, dosyayı hiçbir şey kaydetmeden hemen bir kontrol çalıştırmasıyla (dry run) denetler. Sütun eşleştirmesini ve her satır için ürünün yeni mi oluşturulacağını, güncellenecek mi yoksa değişmeden mi kalacağını görürsünüz. Bir sütun başlığı farklıysa önizlemede onu uygun alanla eşleştirir ve kontrolü yeniden çalıştırırsınız.

4. adım: Hata listesini okuyun

Hatalı satırlar, örneğin sayı alanındaki metinler, satır numarası ve nedeniyle birlikte gösterilir. Bu satırlar içe aktarmada atlanır, diğer tüm satırlar işlenir. Hataları tablonuzda düzeltin ve liste boşalana kadar kontrol çalıştırmasını tekrarlayın. Her şey ancak “Ürünleri içe aktar” düğmesiyle tek adımda kaydedilir.

5. adım: Mevcut ürünleri güncelleyin

Değişiklik yapmak için ürünlerinizi dışa aktarır, dosyayı Excel’de düzenler ve yeniden yüklersiniz. İçe aktarma, mevcut ürünleri önce product_id üzerinden, bu yoksa kuruluşunuzda benzersiz olması koşuluyla ürün numarası üzerinden tanır. Bir ürün bulamazsa yeni bir ürün oluşturur. Değişmeyen değerler yeni bir sürüm oluşturmaz.

6. adım: İnceleyin, yayımlayın, QR kodunu indirin

İçe aktarılan değerler önce inceleme kuyruğunda bekler ve ancak siz onayladıktan sonra geçerli olur. Ardından pasaportu oluşturur ve “Pasaportlar” sekmesinde yayımlarsınız. Herkese açık pasaport sayfasına ancak bundan sonra erişilebilir. QR kodunu ürüne veya ambalaja yerleştirmek için PNG ya da SVG olarak indirirsiniz. Yalnızca tedarikçilerinizin bildiği eksik bilgileri, giriş gerektirmeyen bir tedarikçi bağlantısıyla talep edersiniz.

Sınırlar ve kotalar

• Dosya başına en fazla 500 satır ve 5 MB
• Her içe aktarma, planınızdaki bir yapay zekâ veri çıkarımı olarak sayılır; yeni ürünler pasaport kotasından düşülür
• Her içe aktarma; dosya, zaman ve kişi bilgisiyle denetim kaydında yer alır

Planları ve kotaları Fiyatlar sayfasında bulabilirsiniz. Deneme süresi 30 gündür; Starter planı KDV hariç aylık 49 €’dan başlar.

Sık yapılan hatalar

• Sayı alanlarında metin. CO₂ değeri gibi sayı alanları bir sayı bekler. Kontrol çalıştırması bunu satır numarasıyla gösterir.
• Farklı sütun adları. Dosyayı yeniden düzenlemek yerine sütunu önizlemede eşleştirin.
• Yinelenen ürün numaraları. Benzersiz değillerse içe aktarma bunları eşleştirme için kullanmaz. Bu durumda dışa aktarmadaki product_id değerini kullanın.