Excel से डिजिटल उत्पाद पासपोर्ट बनाएँ

यह तरीका किसके लिए है?

कई कंपनियाँ अपना उत्पाद डेटा Excel में रखती हैं या उसे ERP सिस्टम से CSV के रूप में एक्सपोर्ट करती हैं। यही मौजूदा डेटा डिजिटल उत्पाद पासपोर्ट तक पहुँचने का सबसे तेज़ रास्ता है: आपको कोई प्रोजेक्ट शुरू नहीं करना पड़ता, बस एक टेबल प्लेटफ़ॉर्म में लानी होती है। यदि आप पहले यह समझना चाहते हैं कि कानूनी रूप से पासपोर्ट का क्या अर्थ है, तो अवलोकन डिजिटल उत्पाद पासपोर्ट: दायित्व और समय-सारिणी पढ़ें।

चरण 1: टेम्पलेट डाउनलोड करें

निःशुल्क डेटा टेम्पलेट को Excel या CSV फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करें। इसमें स्कीमा के सभी कॉलम और दो उदाहरण पंक्तियाँ हैं। प्लेटफ़ॉर्म में यही टेम्पलेट उत्पाद के अंतर्गत “CSV/Excel इम्पोर्ट करें” में मिलता है। Excel संस्करण में अतिरिक्त रूप से “निर्देश” नाम की एक शीट है, जो हर कॉलम को उसके क्षेत्र, डेटा प्रकार और अनिवार्यता के साथ बताती है।

चरण 2: कॉलम भरें

पहले चार कॉलम मास्टर डेटा के हैं:

• product_id नए उत्पादों के लिए खाली रहता है
• name नए उत्पादों के लिए अनिवार्य है
• category श्रेणी है
• manufacturer_ref आपका आर्टिकल नंबर है

इसके बाद स्कीमा के हर डेटा फ़ील्ड के लिए एक कॉलम आता है। आपको सभी भरने की ज़रूरत नहीं है। खाली सेल छोड़ दिए जाते हैं और कुछ नहीं बदलते, मौजूदा उत्पादों में भी नहीं।

चरण 3: जाँच रन के साथ इम्पोर्ट

उत्पाद के अंतर्गत “CSV/Excel इम्पोर्ट करें” चुनें, फिर फ़ाइल और स्कीमा चुनें। प्लेटफ़ॉर्म फ़ाइल को तुरंत जाँच रन (ड्राई रन) में जाँचता है, बिना कुछ सहेजे। आप कॉलम मैपिंग देखते हैं और हर पंक्ति के लिए यह भी कि उत्पाद नया बनेगा, अपडेट होगा या अपरिवर्तित रहेगा। यदि किसी कॉलम का शीर्षक अलग है, तो प्रीव्यू में उसे सही फ़ील्ड से जोड़ें और फिर से जाँचें।

चरण 4: त्रुटि सूची पढ़ें

त्रुटि वाली पंक्तियाँ, जैसे किसी संख्या फ़ील्ड में टेक्स्ट, पंक्ति संख्या और कारण के साथ दिखाई देती हैं। इम्पोर्ट के समय इन्हें छोड़ दिया जाता है, जबकि बाकी सभी पंक्तियाँ इम्पोर्ट हो जाती हैं। अपनी टेबल में त्रुटियाँ ठीक करें और सूची खाली होने तक जाँच रन फिर से चलाएँ। “उत्पाद इम्पोर्ट करें” बटन दबाने पर ही सब कुछ एक चरण में सहेजा जाता है।

चरण 5: मौजूदा उत्पाद अपडेट करें

बदलाव के लिए अपना डेटा एक्सपोर्ट करें, फ़ाइल को Excel में संपादित करें और फिर से अपलोड करें। इम्पोर्ट मौजूदा उत्पादों को पहले product_id से पहचानता है, अन्यथा आर्टिकल नंबर से, बशर्ते वह आपके संगठन में विशिष्ट हो। यदि कोई उत्पाद नहीं मिलता, तो वह नया उत्पाद बनाता है। अपरिवर्तित मानों से कोई नया संस्करण नहीं बनता।

चरण 6: समीक्षा करें, प्रकाशित करें, QR कोड डाउनलोड करें

इम्पोर्ट किए गए मान पहले समीक्षा कतार में रहते हैं और आपकी स्वीकृति के बाद ही गिने जाते हैं। इसके बाद आप पासपोर्ट बनाते हैं और उसे “पासपोर्ट” टैब में प्रकाशित करते हैं। तभी सार्वजनिक पासपोर्ट पेज उपलब्ध होता है। QR कोड को PNG या SVG के रूप में डाउनलोड करें, ताकि उसे उत्पाद या पैकेजिंग पर लगाया जा सके। जो जानकारी केवल आपके आपूर्तिकर्ताओं के पास है, उसे बिना लॉग इन वाले आपूर्तिकर्ता लिंक के ज़रिए मँगवाएँ।

सीमाएँ और कोटा

• प्रति फ़ाइल अधिकतम 500 पंक्तियाँ और 5 MB
• एक इम्पोर्ट आपके प्लान के एक AI एक्सट्रैक्शन के रूप में गिना जाता है, और नए उत्पाद पासपोर्ट कोटा में गिने जाते हैं
• हर इम्पोर्ट फ़ाइल, समय और व्यक्ति के साथ ऑडिट में दर्ज होता है

प्लान और कोटा मूल्य पेज पर दिए गए हैं। ट्रायल 30 दिन का है, और Starter प्लान 49 € प्रति माह से शुरू होता है, VAT के बिना।

आम गलतियाँ

• संख्या फ़ील्ड में टेक्स्ट। CO₂ मान जैसे संख्या फ़ील्ड में संख्या अपेक्षित है। जाँच रन इसे पंक्ति संख्या के साथ दिखाता है।
• अलग कॉलम नाम। फ़ाइल को दोबारा बनाने के बजाय प्रीव्यू में कॉलम को फ़ील्ड से जोड़ें।
• दोहराए गए आर्टिकल नंबर। यदि वे विशिष्ट नहीं हैं, तो इम्पोर्ट उनका उपयोग मिलान के लिए नहीं करता। ऐसे में एक्सपोर्ट से मिली product_id का उपयोग करें।